Zadania, kalendarz, projekty klientów i sprawy zespołu były w kilku płatnych aplikacjach. Zaprojektowałem i wdrożyłem jedno narzędzie dla całej agencji. Czas zamykania projektu skrócił się o około 15%, a nowe funkcje powstają w około 3 dni, zamiast miesiącami czekać na dostawcę.
Moja rolaGłówny projektant i wdrożeniowiec: research, UX/UI, design system, wdrożenie z agentami AI
Start pracLipiec 2026, rozwój trwa
Problem
Praca zespołu była rozbita na kilka aplikacji. Zadania, kalendarze i plany publikacji leżały osobno, a urlopy szły przez komunikator, więc żeby sprawdzić dostępność jednej osoby albo postęp projektu, trzeba było zajrzeć w kilka miejsc. Najbardziej potrzebne funkcje były zwykle w najwyższych planach, co generowało dodatkowe koszty. Widok tygodnia, na którym zależało zespołowi, dostawca obiecał ponad 2 lata temu i do dziś go nie dostarczył.
Rozwiązanie
Dedykowany system z 14 widokami na wspólnych danych: planowanie godzin w kalendarzu, projekty i zadania, plany treści klientów, czat wewnętrzny, urlopy i zgłoszenia.
Moja praca
Rozmowy z działami, system zgłoszeń, architektura informacji, makiety i warianty, projekt interfejsów, design system, testy, wdrożenie przy pomocy agentów AI i rozwój na podstawie zgłoszeń.
−15%czasu zamykania projektu
ok. 3 dnina nową funkcję
6 działówpracuje w jednym ekosystemie N2Hub
Potrzeby zespołu
Każdy moduł odpowiada na konkretną potrzebę, którą usłyszałem albo zobaczyłem w codziennej pracy naszych działów: HR, sprzedaży, produkcji i Creative Studio.
Rozmowy z działamiJak każdy dział planuje dzień i tydzień oraz gdzie gubi informacje.
Prośby przy biurkuPomysły, uwagi i szybkie szkice od zespołu, zbierane na bieżąco.
Zgłoszenia w aplikacjiBłąd albo propozycja z rodzajem, priorytetem, opisem i zrzutem ekranu. Zgłoszenia trafiały bezpośrednio do mnie.
Co usłyszałem i co z tego wynikło
Brakuje kalendarza i mierzalności czasu pracy.
Planowanie w godzinach i dniach: zadanie przeciąga się na dzień i konkretną godzinę.
Ludzie pomijają spotkania cykliczne.
Serie spotkań tworzone raz, z potwierdzeniem obecności.
Sprzedaż nie mogła planować dnia na bieżąco.
Widok dnia, w którym plan zmienia się na bieżąco, a szybkie zadania dodaje się z tego, co realnie dzieje się w ciągu dnia.
Architektura: 14 widoków, jedne dane
Widoki pokazują te same zadania i godziny na różne sposoby. Zadanie zaplanowane w kalendarzu od razu zmienia obciążenie, oś czasu i postęp projektu. Każdy wybiera układ do swojej pracy.
N2Hubwspólne dane: zadania, godziny, projekty, osoby
Planowanie
Panelzadania na dziś
Kalendarzdzień, tydzień, miesiąc
Obciążenie
Oś czasu
Projekty
Klienci
Projektygodziny, kamienie milowe
Zadania
Kanban
Komunikacja
Czat
Content planz dostępem klienta
Wydarzeniaserie spotkań
Zespół
Zespółstruktura, profile
Kontourlopy, nieobecności
Zgłoszenia
Planowanie co do godziny
Planowanie zadań w N2Hub odbywa się co do 15 minut. Kalendarz, główna funkcja N2Hub, pozwala rozplanować zadania z zasobnika na konkretny dzień i godzinę. Widać w nim też spotkania, nieobecności i inne wydarzenia z codziennego życia agencji.
Wcześniej
Zadanie z terminemBez informacji, ile pracy realnie zajmie.
Kalendarz osobnoSpotkania z klientami w innej aplikacji niż zadania.
Dostępność z pytaniaŻeby sprawdzić, czy ktoś ma wolne okno na projekt, trzeba było do niego napisać.
Teraz
Zadanie z godzinami dla każdej osobyNiezaplanowane godziny czekają w zasobniku.
Przeciągnięcie na dzień i godzinęAplikacja pilnuje, żeby bloki jednej osoby się nie nakładały, i ostrzega, gdy plan przekracza jej dzienną dostępność.
Obciążenie zespołu na jednym ekranieZaplanowane i wolne godziny każdej osoby w tygodniu. Widać, kto ma czas na pilny temat.
Content plan z klientem
Plany treści klientów żyły w osobnych arkuszach. Teraz każda marka ma własny kalendarz publikacji: platforma, format, status, treść, grafika i osoba odpowiedzialna.
Klient ma dostęp do swojego planu i widzi statusy tam, gdzie pracuje zespół. W tym samym miejscu akceptuje materiały albo zgłasza poprawki. Czas na przygotowanie materiałów planujemy w tym samym kalendarzu.
Ewolucja N2Hub
Pierwsza karta zadania była formularzem w oknie, z opisem, planowaniem i dyskusją w osobnych zakładkach. Na początku spełniała potrzeby zespołu, ale szybko zauważyliśmy, że wymaga poprawy. Przygotowałem pięć makiet na tych samych danych i wybrałem wariant 2, w którym praca i rozmowa są obok siebie. Wdrożenie wszystkich poprawek zajęło około jednego dnia. Tak działa N2Hub: potrzeby i problemy zespołu poprawiamy od razu, zamiast miesiącami czekać na poprawkę u dostawcy gotowego oprogramowania.
Wariant 1
Wariant 2, wdrożony
Wariant 3
Wariant 4
Wariant 5
PrzedPo
Tak samo przebudowałem stronę projektu i listę projektów: po pięć makiet na tych samych danych, potem wybór. Obie nowe wersje są już u zespołu.
Design system
N2Hub korzysta z nowego design systemu, który zbudowałem. Kierunek opisałem trzema słowami: sprawny, wyrazisty, rzeczowy.
Kolory
Fiolet#7000FF
Lawenda#C496FF
Sukces#B9FF4D
Noc#010101
Dedykowany system komponentów: w kodzie i w Figmie, od okna i menu po pole formularza i wybór daty.
Klawiatura: system dopasowany do obsługi z klawiatury, łącznie z kalendarzem i kanbanem.
Czytelność: projektowany według wytycznych WCAG 2.1: kontrast, widoczny focus, komunikaty dla czytników ekranu i przyciski od 44 px.
AI w procesie budowania
Przy wdrożeniu pomagali agenci AI (Claude Code, Codex), pracujący według moich specyfikacji. Ja zająłem się architekturą, designem, pomysłami i iteracjami, a każdą zmianę sprawdzałem na wersji podglądowej. Nad projektem nigdy nie pracował jeden agent. Przed publikacją każdy widok oceniał panel sędziowski modeli, a ostateczna decyzja należała do mnie, żeby wybrać widok najlepiej dopasowany do pracy zespołu i poprawny pod względem UX.
Agenci wychwytywali potencjalne błędy UX, problemy z czytelnością i słabe punkty po stronie serwera, które mogłyby narazić system na awarię, zanim zmiana trafiła do zespołu.
zespół i ja
Zgłoszenie
Prośba, błąd albo pomysł z codziennej pracy.
ja
Makieta i specyfikacja
Warianty, wybór, kryteria odbioru.
panel modeli
Plan zmian
Dane, granice modułów, ryzyka.
agenci AI
Budowa
Kod i testy do każdej zmiany.
panel modeli i ja
Przegląd
Panel sędziowski modeli, potem ja na wersji podglądowej.
ja
Wdrożenie
Publikacja i wpis w dzienniku zmian w aplikacji.
160nowych funkcji i usprawnień w dzienniku zmian
2 300+godzin pracy zaplanowanej w kalendarzu
−15%czasu zamykania projektu dzięki lepiej zaplanowanej pracy
Nasze dane, nasze tempo
Zrezygnowaliśmy z abonamentów i czekania na obietnice dostawców. Wszystkie dane o pracy zespołu są u nas: godziny, projekty, obciążenie i nieobecności. Możemy je aktualizować i analizować bez eksportów i ograniczeń dostawcy.
Kierunek rozwoju wyznacza zespół. Nowe funkcje wdrażamy wtedy, kiedy są potrzebne, a nie wtedy, kiedy pozwala na to cudzy harmonogram.
